Welche App hilft Erzieher:innen im Kita-Alltag?

Welche Arten von Apps gibt es für Erzieher:innen?

Wer eine App für den Kita-Alltag sucht, findet Programme mit sehr verschiedenen Aufgaben. Das Stichwort „Kita-App“ führt meist zu Lösungen für Leitung und Eltern. Vier Arten lassen sich unterscheiden:

• Elternkommunikation: Nachrichten und Abwesenheitsmeldungen, teils mit Übersetzungsfunktion.
• Verwaltung: Anwesenheit, Dienstplan, Arbeitszeiten und Abrechnung.
• Dokumentation: Beobachtungen, Portfolios und Entwicklungsgespräche. Manche Anbieter binden das in ihre Verwaltungs-App ein.
• Planung und Ideen: Angebote für den Vormittag, Morgenkreise, Wochenplan und Material.

Eltern- und Verwaltungs-Apps wie Kikom, CARE und Famly führt in der Regel die Einrichtung ein. Leitung oder Träger wählen den Anbieter und legen die Zugänge für Team und Eltern an. Eine Planungs-App kannst du dagegen allein auf deinem Handy nutzen, etwa wenn du sonntagabends die nächste Woche vorbereitest oder in der Pause nach einer Idee suchst.

Eltern-App oder Planungs-App: wo liegt der Unterschied?

Eine Eltern-App verbindet die Eltern mit dem Team. Sie unterstützt die Zusammenarbeit mit den Familien, die § 22a SGB VIII den Trägern als Auftrag mitgibt. Du schreibst Nachrichten, trägst Termine ein oder siehst, welches Kind heute fehlt. Eine Planungs-App beantwortet die Frage, die du dir morgens vor der Gruppe stellst: Was machen wir heute?

Fehlen morgens um 7:45 Uhr zwei Kolleg:innen, zeigt dir die Verwaltungs-App, wer da ist. Was ihr dann mit den Kindern macht, planst du in der Planungs-App. Beide Arten laufen nebeneinander. Die KitaPrep App ist das pädagogische Planungs- und Praxis-Werkzeug für Erzieher:innen und lässt sich ergänzend zur Einrichtungs-App nutzen.

Woran erkennst du eine gute App für die Gruppenarbeit?

Passt sie zu deiner Altersgruppe?

Krippe (U3, 0–3 Jahre) und Kita (Ü3, 3–6 Jahre) brauchen verschiedene Angebote. Eine gute App nennt zu jeder Idee Alter, Dauer und Material, damit du vor dem Angebot weißt, was du einplanen musst. Praktisch ist eine Ordnung nach Bildungsbereichen, wie sie die Bildungspläne der Länder (Deutscher Bildungsserver) beschreiben. Wie aus einer Idee ein ausgearbeitetes Angebot wird, zeigt der Ratgeber Angebotsplanung in der Kita mit Vorlage.

Hilft sie an schlechten Tagen?

Ein Plan für den Idealfall nützt wenig, wenn zwei Kolleg:innen fehlen oder es seit dem Frühstück regnet. Gut sind Funktionen für knappes Personal und kurzfristige Vertretung sowie Pläne, die mit wenig Material auskommen.

Kommst du schnell zu einer Idee?

Geplant wird in der Pause oder auf dem Sofa, meist mit dem Handy in der Hand. Probiere eine echte Situation aus dieser Woche durch, zum Beispiel ein Angebot zum Herbst für Ü3, und prüfe, ob du ohne langes Suchen etwas Brauchbares findest.

Welche Daten brauchst du?

Für reine Planung brauchst du keine Kinderdaten. Bei Beobachtung und Portfolio kommen Texte über einzelne Kinder ins Spiel, und dann redet der Träger mit. Welche Apps dafür erlaubt sind, ist je nach Bundesland und Träger verschieden. Speichert ein Anbieter Kinderdaten auf seinen Servern, braucht der Träger nach der Datenschutz-Grundverordnung in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Schau deshalb, wo Texte entstehen und ob Kindernamen nötig sind. Hilfe beim Formulieren findest du in den Formulierungshilfen für Beobachtungsbögen.

Was kostet sie, und wie lange bindest du dich?

Achte auf Testphase und Vertragslaufzeit. Für ein Team entscheidet die Zahl der Zugänge, ob Einzel-Abos reichen oder eine Lizenz sinnvoller ist.

Was bietet die KitaPrep App für Planung und Ideen?

Die KitaPrep App gibt es für iPhone, iPad und Android. Sie enthält über 600 Ideen in 10 Bildungsbereichen für Krippe (U3) und Kita (Ü3), jeweils mit Alter, Dauer und Material. Dazu kommen:

• 10 fertige 30-Minuten-Morgenkreise
• 39 Geschichten mit Mitmach-Impulsen, 36 davon mit eingesprochener Audio-Fassung
• eine Wochenplan-Automatik mit 7 Vorlagen und einer Materialliste für die ganze Woche (mehr dazu im Ratgeber Digitale Wochenplanung in der Kita)

Helfer für Tage, an denen es brennt

Der Personalmangel-Modus erstellt einen sicheren Minimalplan für den Tag mit wenig Material. „Was tun, wenn …?“ bietet Handlungskarten, etwa für unruhige Gruppen oder die Eingewöhnung. Der Vertretungs-Modus liefert ein Übergabe-Blatt mit dem Tagesablauf zum Ausdrucken, und der Jahreskreis-Radar hilft, Feste wie Erntedank und St. Martin rechtzeitig zu planen.

Beobachtung, Elternarbeit und Druck

Zur App gehören außerdem Beobachtung & Portfolio, Elternarbeit und eine Druckzentrale. Drei komplette Beispiele kannst du vorab ohne Login und ohne Abo ansehen: einen Morgenkreis, eine Bewegungsidee und eine Mitmach-Geschichte. Alle Beispiele kostenlos ansehen

Allein oder als Team: welcher Zugang passt zu euch?

Als Einzelperson buchst du das Einzel-Abo und nutzt die App auf deinem Gerät. Für ein Team gibt es die Kita-Lizenz für Teams mit unbegrenzten Team-Zugängen für die gesamte Kita. Das Hauptkonto lädt Kolleg:innen direkt ein, weitere Zugänge schaltet der Support kostenlos frei.

Die jährliche Lizenz lässt sich 7 Tage testen und auf Rechnung bezahlen. Die Rechnung kommt nach Ablauf der Testphase, das Zahlungsziel beträgt 14 Tage. Die monatliche Lizenz startet ohne Testphase, hier zahlt ihr per PayPal oder Kreditkarte.

Bei Ausfällen hilft im Team der Vertretungs-Modus: Springkräfte und Vertretungen bekommen ein Übergabe-Blatt mit dem Tagesablauf zum Ausdrucken. Arbeitet eure Kita schon mit einer Eltern-App, ergänzt die Lizenz sie um die Planung. Mehr dazu steht im Ratgeber zur Kita-Lizenz. Gebucht wird auf kitaprep.de. Direkt nach der Bestellung kommt der Startcode für die App aus dem App Store oder von Google Play.

Was kosten Test und Abo?

Gebucht wird auf kitaprep.de, alle Preise enthalten 7 % MwSt. Bezahlen kannst du mit PayPal oder Kreditkarte. Auf Rechnung geht es nur bei der jährlichen Kita-Lizenz.

Beim Jahresabo mit monatlicher Zahlung läuft der Vertrag 12 Monate. Danach verlängert er sich laut AGB für Verbraucher:innen auf unbestimmte Zeit und ist dann jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündbar. Kaufst du direkt in der iOS-App, kostet das Abo 8,99 € im Monat oder 89,99 € im Jahr. Alle Tarife findest du unter Preise. Mit Testphase startest du über 7 Tage kostenlos testen.

Häufige Fragen

Gibt es eine kostenlose App für Erzieher:innen?

Ja, die Eltern- oder Verwaltungs-App deiner Einrichtung kostet dich als Teammitglied meist nichts, weil Kita oder Träger sie bezahlen. Planungs-Apps buchst du in der Regel selbst. Bei KitaPrep kannst du drei Beispiele ohne Login und ohne Abo ansehen und die App 7 Tage kostenlos testen. Das Monatsabo für 7,90 € startet ohne Testphase.

Auf welchen Geräten läuft die KitaPrep App?

Auf iPhone und iPad aus dem Apple App Store und auf Android-Geräten aus Google Play. Du buchst dein Abo auf kitaprep.de und bekommst direkt nach der Bestellung einen Startcode für die App. So kannst du sonntagabends oder in der Pause auf dem Handy planen.

Hilft die App auch Azubis in der Erzieher-Ausbildung (PiA)?

Ja, als Anregung. Die Ideen nennen Alter, Dauer und Material und eignen sich als Ausgangspunkt für die Angebotsplanung in der Ausbildung. Wie ein Angebot für Praxisanleitung oder Prüfung aufgebaut sein muss, legen Fachschule und Einrichtung fest, je nach Bundesland.

Was passiert mit Kinderdaten in der KitaPrep App?

Die Schnell-Generatoren für Beobachtung, Portfolio und Elternarbeit arbeiten lokal auf dem Gerät, ohne Cloud und ohne Kindernamen. Sie formulieren aus deinen eigenen Stichpunkten. Welche Apps in eurer Einrichtung für Kinderdaten erlaubt sind, klärst du mit deinem Träger.

Ab wie vielen Kolleg:innen lohnt sich die Kita-Lizenz?

Rechnerisch lohnt sich die Kita-Lizenz ab etwa vier Personen. Vier Einzel-Abos mit jährlicher Einmalzahlung zu je 59,90 € kosten zusammen mehr als die jährliche Kita-Lizenz für 199,90 €, und die hat unbegrenzte Team-Zugänge. Sie lässt sich 7 Tage testen und als einziger Tarif auf Rechnung bezahlen.

Kann ich mit KitaPrep Nachrichten an Eltern schicken?

Nein. Nachrichten an Eltern laufen über die Eltern-App eurer Einrichtung, etwa Kikom, CARE oder Famly. KitaPrep hilft dir beim Vorbereiten: Die Wochenplan-Automatik erstellt einen Elterninfo-Text und eine Eltern-Mitbringliste, und unter Elternarbeit findest du Leitfäden und Vorlagen vom Entwicklungsgespräch bis zur Tür-und-Angel-Info.