Fragen und Ablauf für das Aufnahmegespräch in der Kita

Wozu das Aufnahmegespräch vor der Eingewöhnung dient

Das pädagogische Aufnahmegespräch liegt zwischen der Platzvergabe und dem ersten gemeinsamen Tag in der Gruppe. Während die Kita-Leitung bei der Vertragsunterzeichnung meist Betreuungszeiten, Beiträge und Hausordnung klärt, führst du als künftige Bezugsfachkraft dieses Erstgespräch vor der Eingewöhnung direkt mit der Familie. Nach § 22a SGB VIII auf Gesetze im Internet haben Träger den gesetzlichen Auftrag, Eltern in wesentlichen Angelegenheiten der Erziehung, Bildung und Betreuung zu beteiligen; wie das aussieht, regeln Landesrecht und Konzeption.

Für Mütter und Väter ist der Übergang in die Krippe (0–3 Jahre) oder den Kindergarten (3–6 Jahre) oft mit offenen Fragen verbunden. Im ruhigen Gespräch ohne gleichzeitigen Gruppendienst entsteht erstes Vertrauen: Die Eltern lernen die Person kennen, die ihr Kind bald tröstet, wickelt oder beim Mittagsschlaf begleitet. Gleichzeitig erfährst du aus erster Hand, welche Rituale das Kind von zu Hause kennt, damit du ihm in den ersten Tagen verlässliche Orientierung bieten kannst.

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Wie du Raum, Zeit und Unterlagen vorbereitest

Ein guter Zeitpunkt für das Erstgespräch in der Kita mit den Eltern liegt etwa ein bis zwei Wochen vor dem ersten Eingewöhnungstag. So sind die kindlichen Gewohnheiten beim Essen oder Schlafen noch aktuell, und dir bleibt genug Zeit, Garderobenplatz, Schlafkörbchen und Gruppenliste vorzubereiten. Plane für den Termin rund 30 bis 45 Minuten in einem ungestörten Raum mit Stühlen in Erwachsenenhöhe ein und kläre im Team vorab, wer währenddessen die Aufsicht im Gruppenraum übernimmt.

Ob das Kind beim Termin schon dabei ist, regelt eure Konzeption. Ohne Kind oder wenn eine zweite Person es betreut, sprechen Eltern oft offener über eigene Sorgen, gesundheitliche Themen oder familiäre Belastungen. Kommt das Kind mit, richtest du eine kleine Spielecke auf dem Teppich ein. Bei Kindern unter 3 Jahren gehören keine verschluckbaren Kleinteile wie Perlen, Murmeln, Knöpfe oder Kastanien in die Spielecke, und eine erwachsene Person bleibt in der Nähe.

Lege dir vor Gesprächsbeginn diese Unterlagen griffbereit auf den Tisch:

• den Aufnahmebogen der Gruppe für Gewohnheiten, Rufnamen und Bezugspersonen
• das Formular für abholberechtigte Personen samt Telefonnummern und Ausweishinweis
• eine kurze Übersicht über euren Tagesablauf in Krippe und Kindergarten
• einen Leitfaden, mit dem du ein Elterngespräch in der Kita vorbereiten kannst

Welche Fragen zu Schlaf, Essen, Trost und Gewohnheiten zählen

Je genauer du die häuslichen Routinen kennst, desto leichter fällt es dir, die Signale des Kindes in den ersten Wochen richtig zu deuten. Gerade wenn du Fragen für das Aufnahmegespräch in der Krippe zusammenstellst, helfen konkrete Alltagsbeispiele mehr als allgemeine Einschätzungen. Frage deshalb gezielt nach Gewohnheiten und vertrauten Ritualen, die du im Gruppengeschehen aufgreifen kannst. Der Termin folgt dabei am besten dieser Reihenfolge: ankommen und kennenlernen, Alltag des Kindes, Gesundheit und Unterlagen, Ablauf der Eingewöhnung, offene Fragen der Eltern.

Allergien, Gesundheit und Masernschutz verbindlich klären

Vor dem ersten Tag in der Einrichtung müssen alle gesundheitlichen Angaben und gesetzlichen Nachweise vollständig dokumentiert sein. Kläre Lebensmittelallergien und Unverträglichkeiten immer vorab schriftlich mit den Eltern und halte fest, bei welchen Reaktionen ein ärztliches Attest oder ein Notfallplan vorliegt. Für Medikamente gelten die Regeln deines Trägers. Üblich sind eine schriftliche Vereinbarung, eine ärztliche Verordnung und eine Aufbewahrung außerhalb der Reichweite der Kinder.

Ein fester Pflichtpunkt vor Betreuungsbeginn ist der Masernschutz: Nach § 20 Abs. 8 IfSG brauchen betreute Kinder ab dem ersten Geburtstag mindestens eine und ab dem zweiten Geburtstag mindestens zwei Masernimpfungen oder einen ärztlichen Nachweis der Immunität (diese Vorgabe gilt ebenso für Beschäftigte, die nach 1970 geboren sind). Prüfe gemeinsam mit der Leitung den Nachweis im Original und vermerke die Kontrolle im Aufnahmebogen.

Sprich im Aufnahmegespräch außerdem offen über den Umgang mit ansteckenden Krankheiten. Nach § 34 Abs. 1 IfSG dürfen Kinder unter sechs Jahren, die an einer infektiösen Gastroenteritis erkrankt oder dessen verdächtig sind, die Einrichtung vorübergehend nicht besuchen. Erkläre den Eltern, nach welchen Vorgaben von Gesetz, Träger und Gesundheitsamt die Rückkehr in die Gruppe geregelt ist, und lass dir eine Nummer geben, unter der du die Familie im Notfall erreichst.

Die Eingewöhnung erklären und gemeinsame Erwartungen abstimmen

Viele Eltern wissen vor dem Start zwar, dass eine Eingewöhnung mehrtägig abläuft, kennen ihre eigene Rolle im Gruppenraum aber noch kaum. Nutze das letzte Drittel des Gesprächs, um den konkreten Ablauf der ersten Woche vorzustellen. Wie sich die einzelnen Phasen im Detail aufbauen, liest du in unserem Leitfaden zur Eingewöhnung in Krippe und Kita.

Besprich mit den Eltern vor allem diese praktischen Vereinbarungen für die ersten Tage:

1. Eine vertraute Begleitperson bleibt an den ersten Tagen je nach Eingewöhnungsmodell etwa eine bis zwei Stunden im Gruppenraum, bleibt ruhig auf einem festen Platz und lässt das Handy in der Tasche.
2. Pflegehandlungen wie das Wickeln oder Händewaschen übernimmt zunächst noch das Elternteil im Beisein der Bezugsfachkraft, bis das Kind von sich aus Kontakt zulässt.
3. Der erste kurze Trennungsversuch folgt meist frühestens am vierten Tag und möglichst nicht an einem Montag. Es hängt davon ab, wie sicher sich das Kind im Raum bewegt und ob es sich von der Fachkraft beruhigen lässt.

Gib der Familie am Ende eine übersichtliche Mitbringliste für den ersten Tag mit: Wechselkleidung, rutschfeste Hausschuhe, Windeln, Wetterkleidung, das vertraute Kuscheltier sowie ein bis zwei Familienfotos, falls ihr gemeinsam einen Portfolio-Ordner für neue Krippenkinder anlegt.

Nach dem Gespräch: Notizen sichern und das Team informieren

Unmittelbar nach dem Termin sicherst du die Ergebnisse, solange alle Eindrücke frisch sind. Halte die wichtigsten Angaben zu Schlafenszeiten, Trostritualen, Allergien, Abholberechtigten und Notfallnummern auf einem kompakten Gruppenblatt fest, damit auch Kolleg:innen im Spätdienst oder Vertretungskräfte ab dem ersten Tag sicher handeln können. Wie du die Gesprächsnotizen sauber für die Kinderakte aufbereitest, zeigt dir unser Ratgeber zum Gesprächsprotokoll in der Kita. Als Druckvorlage gibt es die zweiseitige Gratis-Checkliste „Elterngespräch vorbereiten und protokollieren“ ohne Anmeldung; weitere Vorlagen findest du in der KitaPrep App für iOS und Android.

Bereite anschließend den Gruppenraum sichtbar auf das neue Kind vor. Beschrifte den Garderobenhaken, das Eigentumsfach im Bad und das Schlafkörbchen mit dem Namen sowie dem gewählten Erkennungsbild, damit Kind und Eltern bei der Ankunft sofort sehen, dass ihr Platz auf sie wartet. Trage den Geburtstag in euren Gruppenkalender ein und stimme im Dienstplan ab, wer der Bezugsfachkraft während der ersten Eingewöhnungsstunden im Gruppenalltag den Rücken freihält.

Zum Abschluss des Aufnahmegesprächs empfiehlt es sich, schon einen groben Zeitraum für das erste Auswertungsgespräch nach der Eingewöhnung vorzumerken. Meist setzen sich Bezugsfachkraft und Eltern etwa sechs bis acht Wochen nach dem Start erneut zusammen, um den Übergang rückblickend zu besprechen und die Absprachen aus dem Aufnahmegespräch zu prüfen. Fragen, die alle neuen Familien betreffen, passen in den nächsten Elternabend in der Kita.

Häufige Fragen

Wer führt das Aufnahmegespräch in der Kita durch?

Das pädagogische Aufnahmegespräch führt in der Regel die künftige Bezugserzieher:in aus der Gruppe, in der das Kind startet. Der Betreuungsvertrag und formale Trägerfragen laufen meist über die Leitung. Im Gespräch in der Gruppe geht es um Pflege, Gewohnheiten und Beziehungsaufbau. Bei Bedarf kommt eine zweite Fachkraft der Gruppe dazu.

Soll das Kind beim Aufnahmegespräch schon dabei sein?

Das Kind kann dabei sein, muss es aber nicht; was eure Konzeption vorsieht, gibt den Ausschlag. Ohne Kind oder wenn eine zweite Person es betreut, sprechen Eltern oft entspannter über Sorgen oder medizinische Themen. Kommt das Kind für rund 20 bis 30 Minuten mit, sammelt es erste Eindrücke und nutzt währenddessen eine vorbereitete Spielecke im Raum.

Wie gelingt das Aufnahmegespräch, wenn noch eine Sprachbarriere besteht?

Bei einer Sprachbarriere unterstützen mehrsprachige Kolleg:innen, kommunale Sprachmittler:innen oder eine vertraute Begleitperson der Familie. Zusätzlich helfen Bildkarten zu Schlafen, Essen, Wickeln und Abholen, Gewohnheiten sicher abzustimmen. Plane für solche Termine rund 45 bis 60 Minuten ein und zeige wichtige Orte wie Garderobe und Schlafraum direkt beim Rundgang.

Welche Unterlagen bringen Eltern zum Aufnahmegespräch in die Kita mit?

Je nach Einrichtung bringen Eltern zum Termin den Impfausweis oder die ärztliche Bescheinigung zum Masernschutz nach § 20 Abs. 8 IfSG, gegebenenfalls das gelbe Kinder-Untersuchungsheft (wenn Land oder Träger es verlangen) sowie ärztliche Atteste bei Allergien oder Dauermedikamenten mit. Dazu kommen die Liste der abholberechtigten Personen, Einverständniserklärungen für Fotos und Ausflüge sowie aktuelle Notfallnummern.