Leitfaden fürs Entwicklungsgespräch in der Kita

Was vor dem Termin geklärt sein sollte

Grundlage sind Beobachtungen aus dem Alltag. Sammle sie über mehrere Wochen und aus verschiedenen Situationen: Freispiel, Essen, Garderobe, Außengelände, Stuhlkreis. Eine Szene ist eine Momentaufnahme, mehrere ergeben ein Bild. Wie du sie im Portfolio festhältst und im Beobachtungsbogen formulierst, steht in eigenen Ratgebern.

Vor dem Termin sollte Folgendes geklärt sein:

1. Einladung: Lade etwa zwei Wochen vorher ein und biete zwei Terminvorschläge an. Familien mit Schichtdienst oder Sprachbarriere brauchen oft mehr Vorlauf.
2. Raum: ruhig, mit Tür, Stühle auf gleicher Höhe über Eck. Ein Schild „Gespräch, bitte nicht stören“ hält Unterbrechungen fern.
3. Zeit: je nach Konzept eine halbe Stunde bis eine Dreiviertelstunde, ohne Termin direkt danach.
4. Unterlagen: Beobachtungen, Werke des Kindes und Fotos, sofern die Eltern der Nutzung zugestimmt haben, dazu ein Zettel mit wenigen Themen.
5. Absprache: Klärt im Team, wer das Gespräch führt und ob eine zweite Fachkraft mitschreibt.

Wenn du zwischendurch am Handy vorbereitest: Die KitaPrep App für iOS und Android hat unter Elternarbeit Vorlagen und Gesprächshilfen vom Entwicklungsgespräch bis zur Tür-und-Angel-Info, in der Druckzentrale liegt ein Beobachtungsbogen. Du kannst die App 7 Tage kostenlos testen. Zum Ausdrucken gibt es außerdem die Gratis-Checkliste „Elterngespräch vorbereiten und protokollieren“ als PDF ohne Anmeldung: zwei Seiten mit Punkten für vor, während und nach dem Gespräch und einer Protokollvorlage.

Wie baust du das Gespräch von den Stärken zu den nächsten Schritten auf?

Ein fester Ablauf gibt Sicherheit, auch wenn Eltern aufgeregt sind: ankommen, Stärken, Sicht der Eltern, Entwicklungsthemen, nächste Schritte. Zum Ankommen gehören ein Dank fürs Kommen, ein Satz dazu, wie viel Zeit ihr habt, und der Hinweis, dass du mitschreibst und wozu.

Mit den Stärken beginnen

Beschreibe Szenen, die Eltern vor sich sehen können. „Lena ist kreativ“ sagt wenig. „Lena baut seit Wochen jeden Morgen Brücken aus Klötzen und probiert so lange, bis sie hält“ zeigt, was das Kind tut und wie es lernt. Mehr Beispielsätze findest du im Ratgeber Stärken in der Kita formulieren.

Entwicklungsthemen ordnen

Sortiere deine Beobachtungen nach Entwicklungsbereichen wie Sprache, Bewegung, soziales Miteinander und Selbstständigkeit. Zu jedem Bereich sagst du, was du siehst, und fragst, wie es zu Hause aussieht. Ein Satz wie „Mir fällt auf, dass Jonas beim Anziehen oft Hilfe sucht. Wie ist das zu Hause?“ hält das Gespräch offen.

Nächste Schritte vereinbaren

Leite aus den Themen kleine Schritte ab, die bis zum nächsten Gespräch machbar sind. Ein Schritt, der gelingt, gibt Rückenwind, ein langer Maßnahmenkatalog überfordert. Kläre, was die Kita tut, was die Familie zu Hause ausprobieren kann und woran ihr erkennt, dass es hilft.

Wie lässt du Eltern zu Wort kommen?

Eltern kennen ihr Kind in Situationen, die du nicht siehst. Das Gesetz sieht ihre Beteiligung ebenfalls vor: Nach § 22a Abs. 2 SGB VIII sind Eltern an Entscheidungen in wesentlichen Angelegenheiten der Erziehung, Bildung und Betreuung zu beteiligen. Ihre Sicht gehört früh ins Gespräch, am besten gleich nach den Stärken. Offene Fragen mit „Was“ und „Wie“ laden zum Erzählen ein:

• Was erzählt Mila zu Hause von der Kita?
• Wie läuft der Morgen zu Hause, bevor es losgeht?
• Worüber freut sich Mila gerade besonders?
• Gibt es etwas, das wir unbedingt über Mila wissen sollten?

Danach heißt es zuhören. Halte Pausen aus, nicke und fasse in eigenen Worten zusammen („Wenn ich das richtig verstehe, wird es abends vor dem Einschlafen schwierig“). Warum-Fragen klingen schnell nach Vorwurf.

Ein kurzer Fragebogen mit der Einladung gibt Eltern Zeit, sich vorab zu sortieren. Weicht ihre Beobachtung von deiner ab, stehen beide nebeneinander: Kinder zeigen sich in der Gruppe oft anders als in der Familie. Erzählen Eltern sehr ausführlich, hilft ein Satz wie „Das ist wichtig, ich schreibe es auf. Damit wir alles schaffen, gehen wir kurz zum nächsten Thema.“

Was tust du, wenn du dir Sorgen um die Entwicklung eines Kindes machst?

Sprich Sorgen früher an als im Entwicklungsgespräch, zum Beispiel an der Tür oder in einem eigenen Termin. Im Gespräch selbst sollte dann nichts auftauchen, das die Eltern völlig überrascht.

Besprich dich vorher mit Team und Leitung: Welche Beobachtungen liegen vor, wer führt das Gespräch, welche Hilfen kennt eure Einrichtung? Halte Beobachtungen mit Datum, Situation und dem fest, was du gesehen oder gehört hast.

Im Gespräch hilft beschreibende Sprache. „Tom ist unkonzentriert“ ist ein Urteil. „Beim Stuhlkreis steht Tom meist nach kurzer Zeit auf und geht zur Tür“ ist eine Beobachtung, über die man reden kann. Etiketten wie „auffällig“, Vermutungen über Ursachen und Diagnosen gehören nicht in das Gespräch. Ob etwas abgeklärt werden sollte, entscheiden Fachleute. Frage die Eltern, ob sie Ähnliches zu Hause sehen.

Mögliche nächste Schritte sind weiter beobachten und in einigen Wochen erneut sprechen, den Eltern nahelegen, mit der Kinderärzt:in zu sprechen, oder eine Beratungsstelle einbeziehen. Welche Stellen es in deiner Region gibt und wer vermitteln darf, klärst du mit der Leitung.

Hast du gewichtige Anhaltspunkte für eine Kindeswohlgefährdung, gehört das Thema in ein eigenes Verfahren nach § 8a SGB VIII: Die Fachkräfte schätzen das Risiko ein und ziehen eine insoweit erfahrene Fachkraft beratend hinzu, so wie es die Vereinbarung zwischen Jugendamt und Träger regelt. Informiere in diesem Fall gleich die Leitung.

Eltern reagieren manchmal erschrocken oder verärgert. Gib Raum, biete ein Glas Wasser an und vereinbare ein Folgegespräch, wenn die Zeit knapp wird. Wie du Gefühle und Sozialverhalten im Alltag begleitest, liest du im Ratgeber Gefühle und Sozialverhalten begleiten.

Was unterscheidet das Gespräch in U3 und Ü3?

Kinder in der Krippe entwickeln sich in kurzen Zeiträumen schnell, und Eltern fragen oft zuerst, wie ihr Kind den Tag erlebt. Bei Kindern im Kindergartenalter rücken Interessen, Freundschaften und im letzten Kita-Jahr der Übergang zur Schule dazu.

Altersangaben aus Entwicklungstabellen sind Orientierung, keine Messlatte. Jedes Kind hat sein eigenes Tempo, besonders in den ersten Lebensjahren.

In vielen Einrichtungen steht das erste Gespräch nach der Eingewöhnung an. Was du dort beobachtet hast, ist eine gute Grundlage. Wie die Eingewöhnung abläuft, steht im Ratgeber zur Eingewöhnung in Krippe und Kita.

Wie hältst du Vereinbarungen fest und verfolgst sie nach?

Fasse am Ende zusammen, was ihr besprochen habt, und frage die Eltern, ob sie es genauso mitnehmen. Eine gute Vereinbarung nennt, wer was bis wann tut. Zum Beispiel: „Wir üben in der Kita den Reißverschluss an der Jacke, die Eltern lassen morgens zu Hause etwas mehr Zeit zum Anziehen. Vor den nächsten Ferien tauschen wir uns kurz an der Tür aus, wie es läuft.“

Schreibe das Protokoll zeitnah, solange die Details frisch sind. Wie du es aufbaust und formulierst, zeigt der Ratgeber zum Protokoll zum Entwicklungsgespräch. Es enthält Datum, Beteiligte, Stärken, Sicht der Eltern, Vereinbarungen und den Termin zum Nachfragen. Ob Eltern ein Exemplar bekommen oder unterschreiben, regelt deine Einrichtung. Bewahre Unterlagen so auf, wie dein Träger es vorgibt, und halte Notizen zu verschiedenen Kindern getrennt.

Damit die Vereinbarung nicht in der Schublade landet:

• Trag den Nachfragetermin in deinen Kalender ein.
• Gib Rückmeldungen an der Tür weiter, auch zu kleinen Fortschritten.
• Bring die Ziele ins Team, damit alle Kolleg:innen sie kennen.
• Plane passende Angebote in die Woche ein, etwa mit der Angebotsplanung mit Vorlage.
• Ergänze das Portfolio um neue Beobachtungen.

Nimm dir nach dem Gespräch ein paar Minuten und notiere, was gut lief und was du beim nächsten Mal anders machst.

Häufige Fragen

Wie oft findet ein Entwicklungsgespräch in der Kita statt?

In vielen Kitas einmal im Jahr; die genaue Häufigkeit regeln je nach Bundesland und Träger Bildungsplan und Konzeption der Einrichtung. Manche Einrichtungen laden einmal im Halbjahr ein, und nach der Eingewöhnung in der Krippe kann ein zusätzlicher Termin sinnvoll sein. Bei Bedarf bietest du jederzeit ein Anlassgespräch an.

Was gehört in eine Vorlage für das Entwicklungsgespräch?

Ein Kopf mit Datum, Beteiligten und dem Zeitraum der Beobachtungen, dazu Felder für Stärken, die Sicht der Eltern, Entwicklungsthemen, Vereinbarungen mit wer, was und bis wann sowie den Termin zum Nachfragen. Lass Platz für freie Notizen. In der KitaPrep App liegt eine Vorlage Entwicklungsgespräch in der Druckzentrale.

Was machst du, wenn Eltern das Gespräch nicht wahrnehmen?

Biete einen zweiten Termin an und frage nach Hürden wie Arbeitszeiten, Betreuung der Geschwister oder Sprache. Manchmal hilft ein anderer Zeitpunkt oder eine Person zum Übersetzen. Halte fest, dass du eingeladen hast. Wie ihr bei längerem Fernbleiben vorgeht, legen Leitung und Träger fest.

Darf das Kind beim Entwicklungsgespräch dabei sein?

Ja, wenn die Einrichtung es vorsieht: Ältere Kindergartenkinder können Teile miterleben und zum Beispiel ihr Portfolio zeigen. Geht es um Sorgen, ist ein Gespräch ohne Kind meist besser, weil Eltern offener reden können. Ist das Kind im Raum, sollte eine weitere Person es betreuen, damit du dich auf das Gespräch konzentrieren kannst.

Ist das Entwicklungsgespräch für Eltern Pflicht?

Für Eltern ist die Teilnahme in der Regel freiwillig. Der Träger muss Eltern aber nach § 22a SGB VIII an wesentlichen Fragen von Erziehung, Bildung und Betreuung beteiligen, und viele Landesgesetze und Bildungspläne sehen vor, dass die Kita regelmäßig Gespräche anbietet. Was in deinem Bundesland gilt, steht im Bildungsplan und in der Konzeption deiner Einrichtung.