Checkliste für die Einarbeitung neuer Fachkräfte in der Kita

Was muss vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein?

Vor dem ersten Tag müssen Nachweise vorliegen und Zuständigkeiten feststehen; Schlüssel, Mappe und Namensschild liegen bereit. Die Kopfzeile der Vorlage enthält: Name und Funktion der neuen Fachkraft, Gruppe, Startdatum, Pat:in, Leitung und das Ende der Probezeit (laut Vertrag).

Beschäftigte, die nach 1970 geboren sind, legen der Leitung den Masernschutz-Nachweis vor Beginn der Tätigkeit vor (§ 20 Abs. 8 und 9 IfSG). Die Belehrung zum Infektionsschutz erfolgt durch den Arbeitgeber vor der ersten Tätigkeit und danach mindestens alle zwei Jahre; das Protokoll bleibt drei Jahre im Haus (§ 34 Abs. 5a IfSG). Das erweiterte Führungszeugnis lassen sich Träger bei der Einstellung und danach in regelmäßigen Abständen vorlegen (§ 72a SGB VIII). Wie oft genau, regeln Vereinbarungen mit dem Jugendamt, der Träger und das Landesrecht. Das ist Information, keine Rechtsberatung.

Was gehört in die erste Woche?

In die erste Woche gehören Ankommen, Tagesablauf, Sicherheit, begleitete erste Aufgaben und eine Auswertung am fünften Tag. Eigene Angebote stehen in dieser Woche noch nicht an. Plane die Woche so, dass sie nicht allein mit der Gruppe bleibt; ob sie schon auf den Betreuungsschlüssel angerechnet wird, regeln Land und Träger.

Zum Kinderschutz gehört am dritten Tag die Frage, wer im Haus die insoweit erfahrene Fachkraft ist. Bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung schätzen die Fachkräfte das Risiko ein und ziehen sie beratend hinzu (§ 8a Abs. 4 SGB VIII); den Ablauf regelt die Vereinbarung zwischen Jugendamt und Träger.

In der Krippe (U3) bekommen Wickeln, Schlafen und Mahlzeiten je einen eigenen Begleitblock. Läuft gerade eine Eingewöhnung, wird die neue Fachkraft besser erst später Bezugsperson eines neuen Kindes (Eingewöhnung in Krippe und Kita). Am zweiten Tag hilft ihr ein Blick auf die eigene Rolle im Freispiel: erst beobachten, dann begleiten, nur bei Bedarf eingreifen.

Wer begleitet die neue Fachkraft, und wann sind die Gespräche?

Eine Pat:in aus dem Team begleitet die neue Fachkraft im Gruppenalltag, die Leitung führt die Gespräche. Die Pat:in ist die feste Ansprechperson und arbeitet in der ersten Woche möglichst im selben Dienst. Ihre Aufgaben:

• Abläufe der Gruppe zeigen und erklären
• Beobachtungen zurückmelden, kurz und konkret
• Fragen beantworten, bevor sie sich stapeln
• die Leitung über Stand und Unsicherheiten informieren

Plane für die Pat:in Zeit im Dienstplan ein, sonst läuft die Begleitung nebenher. Die Gesprächstermine tragt ihr am ersten Tag in beide Kalender ein:

Die Probezeit dauert oft sechs Monate. Das ist die Höchstdauer, für die eine Kündigungsfrist von zwei Wochen gilt (§ 622 Abs. 3 BGB). Dann liegt die Zwischenbilanz etwa im dritten Monat und das Abschlussgespräch etwa im fünften. Notiere nach jedem Gespräch Datum, Vereinbarung und nächsten Schritt. Begleitet ihr auch Auszubildende, hilft der Ratgeber zur Praxisanleitung in der Erzieherausbildung.

Wie sieht ein ausgefülltes Beispiel für die Zeit nach der ersten Woche aus?

Nach der ersten Woche wächst die Verantwortung in kleinen Schritten, und jeder Schritt bekommt Zeitraum, Maßnahme und Stand. Dieses Beispiel gilt für eine Fachkraft in einer Ü3-Gruppe:

Varianten

• Berufsanfänger:innen brauchen mehr Zeit für Tagesablauf und Elternkontakt, erfahrene Fachkräfte mehr Zeit für Konzeption und Gruppenregeln des Hauses.
• In der Krippe (U3) steht statt des Angebots die Pflegesituation im Mittelpunkt: Wickeln, Schlafbegleitung, Mahlzeiten.

Für das erste eigene Angebot helfen Grobziel und Feinziel formulieren und danach die Reflexion des Angebots gemeinsam mit der Pat:in. Für die Dokumentation helfen die Formulierungshilfen für Beobachtungsbögen.

Welche Fehler bremsen die Einarbeitung, und was hilft dagegen?

Typische Fehler entstehen durch fehlende Zeit im Dienstplan und unklare Zuständigkeiten.

Wie bekommt die neue Fachkraft schnellen Zugriff auf Pläne und Ideen?

Am schnellsten findet sich die neue Fachkraft zurecht, wenn Wochenplan und Tagesablauf an einem festen Ort liegen, gedruckt im Gruppenraum oder digital für das ganze Team.

Für den Anfang reichen ein Ordner im Teamraum und ein Aushang des Tagesablaufs. Auch das Übergabeblatt, das Vertretungen bekommen, hilft in der ersten Woche. Wie ihr Wochenpläne digital führt, steht im Ratgeber zur digitalen Wochenplanung.

Für die ersten eigenen Angebote braucht die neue Fachkraft erprobte Ideen mit Alter, Dauer und Material, damit sie nicht bei null plant. Die KitaPrep App für iOS und Android bündelt dafür über 600 Ideen; wie ein einzelnes Angebot sauber geplant wird, zeigt die Angebotsplanung mit Vorlage.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einarbeitung einer neuen Erzieherin?

Die Einarbeitung läuft bis zum Ende der Probezeit, die im Arbeitsvertrag steht, oft nach sechs Monaten. Sechs Monate sind die Höchstdauer, für die eine Kündigungsfrist von zwei Wochen gilt (§ 622 Abs. 3 BGB). Diese Checkliste plant die erste Woche als festen Kern, ein Gespräch nach etwa vier Wochen, eine Zwischenbilanz zur Mitte der Probezeit und das Abschlussgespräch etwa vier Wochen vor ihrem Ende. Berufsanfänger:innen brauchen oft länger, erfahrene Fachkräfte vor allem Zeit, um Konzeption und Regeln des Hauses kennenzulernen.

Wer ist für die Einarbeitung verantwortlich: Leitung oder Team?

Die Leitung verantwortet Plan, Termine und Nachweise, die Pat:in begleitet im Gruppenalltag. Das Team bleibt Ansprechpartner für alltägliche Fragen. Für die Belehrung zum Infektionsschutz ist der Arbeitgeber zuständig (§ 34 Abs. 5a IfSG); häufig organisiert sie die Leitung für den Träger.

Darf die neue Fachkraft in der ersten Woche allein mit der Gruppe sein?

Besser nicht: In der ersten Woche kennt die neue Fachkraft Kinder, Fluchtwege und Allergien noch nicht, deshalb ist eine zweite Fachkraft in der Gruppe sinnvoll. Ob sie auf den Betreuungsschlüssel angerechnet wird und ab wann sie die Aufsicht allein übernimmt, regeln Land und Träger. Frag im Zweifel beim Träger oder der Fachberatung nach.

Wie arbeite ich Vertretungen und Aushilfen ein, die nur einzelne Tage kommen?

Gib ihnen ein Übergabeblatt mit Tagesablauf, Ansprechperson und Notfalldaten und zeige vor Dienstbeginn Fluchtweg und Erste-Hilfe-Material. Der Masernschutz-Nachweis (bei Geburt nach 1970) muss vorliegen, bevor sie in der Einrichtung tätig werden (§ 20 IfSG). Wie die Belehrung nach § 34 IfSG für Aushilfen läuft, klärt der Träger.

Was sollte ich als neue Fachkraft am ersten Tag fragen?

Frag nach deiner Pat:in, dem Tagesablauf deiner Gruppe, der Allergie- und Notfallliste und den Terminen für die ersten Gespräche. Klär außerdem, wo Fluchtplan und Erste-Hilfe-Material hängen, wen du bei Krankheit anrufst und was du in der ersten Woche noch nicht allein übernehmen sollst.

Was ist der Unterschied zwischen Einarbeitungskonzept und Einarbeitungsplan?

Das Einarbeitungskonzept gilt für die ganze Einrichtung oder den Träger. Es legt fest, wie jede neue Fachkraft eingearbeitet wird: Rollen von Leitung und Pat:in, Gesprächstermine und Pflichtnachweise. Der Einarbeitungsplan wendet es auf eine Person an, mit Name, Gruppe, Startdatum und Terminen. Die Checkliste hier ist ein Einarbeitungsplan. Stimmt ihr sie im Team ab und nutzt sie immer wieder, wird daraus euer Konzept.

Was gehört in die Willkommensmappe für neue Kolleg:innen?

In die Willkommensmappe gehören Konzeption, Tagesablauf der Gruppe, Telefon- und Notfallliste, Fluchtplan, Dienstplan und die Namen von Leitung und Pat:in. Gut passen dazu die Hausregeln zu Hygiene, Datenschutz und Fotos, die Termine des Kita-Jahres und eine kurze Liste mit Abkürzungen, die im Haus üblich sind. Halte die Mappe kurz und aktuell, damit sie in der ersten Woche wirklich gelesen wird.