Elternbrief zu Sommerferien und Schließzeiten in der Kita schreiben

Diese Angaben brauchen Eltern für ihre Urlaubsplanung

Eltern lesen den Brief mit dem Kalender in der Hand. Sie wollen wissen, wann sie Urlaub eintragen können und an wen sie sich bei Betreuungsbedarf wenden. Diese Angaben gehören in den Brief:

• Beginn und Ende der Schließzeit mit Datum und Wochentag
• der erste Öffnungstag danach, mit Uhrzeit
• weitere Schließtage im Jahr, etwa Teamtage oder Brückentage, soweit sie feststehen
• die Regelung zur Notbetreuung: ob es sie gibt, für wen, wo sie stattfindet und bis wann man sich anmeldet
• geänderte Bring- und Abholzeiten in den Tagen vor und nach der Schließzeit, falls ihr sie verkürzt
• Frist, Weg und Ansprechperson für Rückmeldungen
• ein Hinweis für Familien, deren Kind nach den Ferien neu startet oder wieder eingewöhnt wird

Alles, was die Planung der Eltern nicht betrifft, gehört in einen zweiten Brief oder an die Pinnwand: die Einladung zum Sommerfest, die Mitbringliste, die Verabschiedung der Schulanfänger. Für das Fest selbst hilft die Checkliste fürs Sommerfest im Kindergarten.

Wann verschickst du den Brief, und über welchen Weg?

Die Schließtage eines Kita-Jahres stehen oft schon früh fest und gehen mit dem Jahresplan an die Familien. Viele Kitas schließen im Sommer etwa zwei bis drei Wochen am Stück. Wie viele Schließtage im Jahr insgesamt möglich sind, regeln Landesrecht, Fördervorgaben und Träger. Viele Träger stimmen die Schließzeiten vorher mit dem Elternbeirat ab. Dahinter steht der Auftrag, Eltern an wesentlichen Entscheidungen zu beteiligen (§ 22a SGB VIII). Wie früh Eltern informiert sein müssen, ist je nach Bundesland und Träger unterschiedlich geregelt; Betreuungsvertrag und Träger geben dir die Vorgabe. Der Sommerferienbrief ist dann die Erinnerung mit allen Einzelheiten. Die Jahresplanung kannst du außerdem am ersten Elternabend vorstellen. Anregungen dazu stehen im Leitfaden zum Elternabend im Kindergarten und in den Ideen für den Elternabend in der Kita.

Als Richtwert für die Reihenfolge: Termine mit dem Jahresplan, der ausführliche Brief samt Abfrage zur Notbetreuung etwa sechs bis acht Wochen vor Ferienbeginn, eine kurze Erinnerung in der letzten Woche davor. Familien, die Urlaub buchen, brauchen die Daten lange vorher. Die Notbetreuung lässt sich erst planen, wenn die Anmeldungen vorliegen.

Der Brief geht auf Papier ins Fach oder wird an der Tür übergeben. Der Aushang hängt dort, wo alle vorbeikommen; Hinweise zur Gestaltung findest du im Ratgeber Eltern-Aushang für die Pinnwand. Nutzt ihr eine Eltern-App wie Kikom, CARE oder Famly, geht derselbe Text dort ebenfalls raus. Diese Apps dienen der Elternkommunikation und der Verwaltung, die KitaPrep App ergänzt sie als Planungswerkzeug für dich. Auf allen Wegen müssen dieselben Daten stehen. Ändert sich ein Termin, tauschst du alle Fassungen am selben Tag aus und schreibst „Änderung vom“ mit Datum darüber.

Wie schreibst du den Brief für Krippe (U3) und Kindergarten (Ü3)?

Kurze Sätze, ein Gedanke pro Satz, Wochentage statt Kalenderwochen: So lässt sich der Brief auch lesen, wenn Eltern ihn zwischen Tür und Angel in der Hand halten. Das wichtigste Datum steht im ersten Satz. Anrede und Ton folgen dem, was in eurer Kita üblich ist.

Ein Beispiel für eine Kita, die drei Wochen schließt (die Daten sind erfunden):

Liebe Eltern, unsere Kita ist in den Sommerferien von Montag, 19. Juli, bis Freitag, 6. August, geschlossen. Am Montag, 9. August, öffnen wir wieder um 7 Uhr. Wenn ihr in der Schließzeit Betreuung braucht, meldet euch bitte bis Freitag, 18. Juni, im Büro. Ob und wo wir eine Notbetreuung anbieten können, sagen wir euch spätestens eine Woche vor den Ferien. Bei Fragen sprecht uns jederzeit an.

Für Krippeneltern lohnt ein eigener Absatz zum Wiedereinstieg. Kinder, die mehrere Wochen nicht in der Kita waren, brauchen oft Zeit zum Ankommen. Schreibt, wie die erste Woche aussieht und wer die Kinder am ersten Tag begrüßt. Neue Familien erfahren, wann die Eingewöhnung beginnt. Ein vertrautes Begrüßungsritual im Morgenkreis gibt am ersten Tag Orientierung; Anregungen stehen bei den Morgenkreis-Ideen.

Bei Ü3-Eltern stellt sich oft die Frage, ob das Kind nach den Ferien in eine andere Gruppe wechselt. Nenne dann Gruppe und Bezugspersonen. Geht die Portfolio-Mappe eines Schulanfängers vor den Ferien nach Hause, gehört der Tag in den Brief. Anregungen zur Mappe gibt der Ratgeber zu Portfolio-Seiten in der Vorschule. Die Verabschiedung der Schulanfänger bekommt einen eigenen Aushang.

Wie formulierst du Notbetreuung und Rückmeldung?

Ob es in der Schließzeit eine Notbetreuung gibt, wer sie nutzen darf und wo sie stattfindet, ist je nach Bundesland und Träger verschieden. Du schreibst in den Brief nur, was bei euch gilt. Welche Angaben oder Nachweise der Träger von den Eltern verlangt, klärst du vorher mit der Leitung.

Formuliere die Notbetreuung als Auskunft mit Vorbehalt, etwa so: „Wir bieten voraussichtlich in der ersten Ferienwoche eine Notbetreuung an. Die Bestätigung bekommt ihr spätestens eine Woche vor den Ferien.“ Treffen die Kinder in der Notbetreuung auf eine fremde Gruppe, schreib dazu, wer sie betreut, soweit das feststeht. Gerade kleine Kinder kommen mit einer vertrauten Fachkraft oft leichter zurecht.

Der Rückmeldeabschnitt am unteren Rand des Briefs lässt sich abtrennen und enthält:

• Name des Kindes und Gruppe
• den Zeitraum, in dem Betreuung gebraucht wird
• die Unterschrift der Eltern
• die Abgabestelle, zum Beispiel das Gruppenfach oder das Büro

Die Frist steht im Brief und noch einmal über dem Abschnitt. Fehlt nach Fristende eine Rückmeldung, sprichst du die Familie beim Abholen persönlich an. Listen mit Namen gehören nicht an eine Pinnwand, die alle sehen.

Welche Fehler machen den Brief unklar?

Ein Tipp fürs Gegenlesen: Gib den fertigen Brief einer Kollegin, die ihn noch nicht kennt. Kann sie dir sagen, wann die Kita schließt, wann sie wieder öffnet und bis wann eine Rückmeldung fällig ist, ist der Brief klar genug.

Kommt ein Teil der Familien mit deutschen Texten schlecht zurecht, helfen einfache Sprache und ein kurzes Gespräch an der Tür. Fragt bei der Leitung, ob euer Träger Übersetzungen anbietet.

Wie unterstützt dich die KitaPrep App beim Elternbrief im Gruppenalltag?

Beim Formulieren und Drucken helfen diese Werkzeuge der KitaPrep App für iOS und Android:

• Der Beobachtung & Portfolio Schnell-Generator formuliert aus deinen eigenen Stichpunkten, mit 9 Textarten, darunter Elterninfo und Eingewöhnungs-Update. Die Texte entstehen lokal auf dem Gerät, ohne Cloud; Kindernamen sind nicht nötig.
• Die Elternarbeit enthält 12 Leitfäden, Vorlagen und Gesprächshilfen, vom Entwicklungsgespräch bis zur Tür-und-Angel-Info.
• Die Druckzentrale hat eine leere Vorlage „Elternbrief / Aushang“.
• Die Wochenplan-Automatik liefert einen Elterninfo-Text und eine Eltern-Mitbringliste; den Wochenplan-Aushang druckst du über die Druckzentrale.

Unter den 7 Wochenplan-Vorlagen gibt es auch „U3 ruhige Woche“, die du dir für die erste Woche nach der Schließzeit in der Krippe ansehen kannst.

3 kostenlose Beispiele ansehen und 7 Tage testen

Unter app.kitaprep.de/einblicke/ stehen 3 komplett freigeschaltete echte Beispiele ohne Login und ohne Abo: der Morgenkreis „Der Herbst kommt“, die Bewegungsidee „Wetterbewegungen“ und die Mitmach-Geschichte „Der Tanz der bunten Herbstblätter“. Dort kannst du dir ansehen, wie die Inhalte der KitaPrep App aussehen, bevor du etwas buchst.

Gebucht wird auf kitaprep.de, direkt danach kommt ein Startcode für die App. Das Einzel-Abo kostet 5,90 € / Monat im Jahresabo (12 Monate Laufzeit) oder 59,90 € / Jahr bei jährlicher Zahlung. Beide Tarife kannst du 7 Tage kostenlos testen. Monatlich zahlst du 7,90 € ohne Testphase. Alle Preise gelten für Deutschland, inklusive 7 % MwSt. Wer direkt in der iOS-App kauft, zahlt 8,99 € / Monat bzw. 89,99 € / Jahr.

Für Teams gibt es die Kita-Lizenz mit unbegrenzten Team-Zugängen: 199,90 € / Jahr mit 7 Tagen Test und Rechnung möglich oder 19,90 € / Monat ohne Testphase. Die aktuellen Tarife stehen unter Preise.

Häufige Fragen

Wie bekomme ich den Elternbrief zu Sommerferien und Schließzeiten als PDF?

Schreibe den Brief in einem Textprogramm auf deinem Gerät und speichere ihn als PDF. So lässt er sich ausdrucken oder über die Eltern-App deiner Einrichtung verschicken. In der Druckzentrale der KitaPrep App für iOS und Android liegt außerdem eine leere Vorlage „Elternbrief / Aushang“. Daten, Notbetreuung und Frist trägst du selbst ein.

Müssen Eltern den Empfang des Briefs bestätigen?

Vorgeschrieben ist eine Bestätigung meist nur, wenn euer Träger oder der Betreuungsvertrag sie verlangt. Sinnvoll ist sie bei Schließzeiten trotzdem. Manche Kitas lassen die Kenntnisnahme per Unterschrift auf einem Rückmeldeabschnitt oder in einer Liste bestätigen, andere nutzen dafür die Eltern-App. Frag deine Leitung, welche Form bei euch vorgesehen ist. Für die Abfrage zur Notbetreuung brauchst du die Rückmeldung ohnehin, sonst kannst du nicht planen.

Was schreibe ich, wenn die Schließzeit noch nicht feststeht?

Nenne, was feststeht, und sag klar, was offen ist und bis wann es geklärt wird, zum Beispiel: „Die genauen Tage der letzten Ferienwoche erfahrt ihr bis Ende Mai.“ Ein vorläufiger Termin hilft Familien bei der Urlaubsplanung mehr als Schweigen, solange er als vorläufig gekennzeichnet ist. Steht das Datum fest, tauschst du alle Fassungen aus.

Wie erinnere ich Eltern, die nicht auf den Brief reagieren?

Sprich die Familien beim Bringen oder Abholen kurz an und nenne die Frist noch einmal. Zusätzlich kann am Tag vor Fristende eine Erinnerung am Aushang oder in der Eltern-App helfen. Bleibt die Antwort aus, ist ein Anruf möglich, wenn euer Träger das vorsieht. Frag im Zweifel die Leitung.

Wie lange darf eine Kita im Sommer schließen?

Üblich sind etwa zwei bis drei Wochen am Stück in den Sommerferien. Die Höchstzahl der Schließtage im Jahr legen Landesrecht, Fördervorgaben und Träger fest, die Tage stehen im Betreuungsvertrag oder im Jahresplan. Prüf vor dem Brief bei der Leitung, wie viele Tage für Teamtage und Brückentage schon verplant sind, damit die Angaben zusammenpassen.

Wie früh sollten Eltern die Schließzeiten kennen?

Als Richtwert stehen die Schließtage mit dem Jahresplan fest, also meist zu Beginn des Kita-Jahres oder spätestens zum Jahreswechsel. Der ausführliche Brief mit der Abfrage zur Notbetreuung geht etwa sechs bis acht Wochen vor den Ferien raus. Gibt euer Träger eine Frist vor, gilt sie.