So planst du einen pädagogischen Tag in der Kita

Wofür ist ein pädagogischer Tag gedacht?

Ein pädagogischer Tag gibt dem Team ungestörte Zeit für Arbeit, die im Gruppenalltag liegen bleibt: die Konzeption überarbeiten oder ein Fachthema vertiefen. Dafür bleibt die Kita für die Kinder geschlossen.

Der gesetzliche Rahmen: Nach § 22a Abs. 1 SGB VIII sollen die Träger der öffentlichen Jugendhilfe die Qualität der Förderung in den Einrichtungen sicherstellen und weiterentwickeln. Dazu gehören eine pädagogische Konzeption und Verfahren, mit denen die Arbeit der Einrichtung ausgewertet wird. Ein Schließtag, an dem alle gleichzeitig da sind, ist dafür ein Weg. Wie ihn dein Bundesland und dein Träger regeln, unterscheidet sich.

Je nach Träger heißt der Tag anders, und die Begriffe überschneiden sich:

• Pädagogischer Tag oder Teamtag: Das ganze Team arbeitet an einem Schwerpunkt.
• Konzeptionstag: Die Konzeption steht im Mittelpunkt.
• Planungstag: Jahres-, Projekt- und Festplanung.
• Fortbildungstag: Meist leitet eine externe Fachkraft den Tag, etwa zur Fortbildung Sprachförderung in der Kita.

Organisatorisches wie Dienstplan und Urlaub gehört in die Teamsitzung. So bleibt der Tag für das Thema frei.

Welche Themen lohnen sich für einen Teamtag?

Wähle ein bis zwei Themen, an denen das Team im Alltag regelmäßig hakt oder deren Beschreibung in der Konzeption nicht mehr zur Praxis passt.

Beim Kinderschutz schätzen Fachkräfte bei gewichtigen Anhaltspunkten das Risiko ein und ziehen eine insoweit erfahrene Fachkraft hinzu. Den Ablauf legen Jugendamt und Träger fest (§ 8a Abs. 4 SGB VIII). Für die Bildungsbereiche lohnt der Blick in den Bildungsplan deines Landes: Jedes Bundesland hat einen eigenen Bildungsplan; wie verbindlich er ist, regelt das Land (Deutscher Bildungsserver). Einen Überblick gibt der Ratgeber zu den Bildungsbereichen in der Kita.

Zur Wochenplanung passt der Ratgeber zur Angebotsplanung mit Vorlage. Wer die Beschlüsse zur Wochenplanung im Alltag erprobt, kann die KitaPrep App für iOS und Android 7 Tage kostenlos testen.

Wie bereitest du den Tag vor und wie sieht der Zeitplan aus?

Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Thema und Moderation, damit Team und Eltern rechtzeitig planen können.

1. Termin mit dem Träger klären und prüfen, ob er zu den erlaubten Schließtagen zählt.
2. Thema abfragen: Jede Person schreibt auf, was im Alltag hakt, daraus wählt das Team ein bis zwei Themen.
3. Moderation und Protokoll festlegen: Eine Person führt durch den Ablauf, eine zweite schreibt mit. Die Leitung moderiert besser nicht, wenn sie selbst viel inhaltlich beitragen will.
4. Unterlagen eine Woche vorher verschicken: Konzeption, Auszug aus dem Bildungsplan, Ergebnisse der Abfrage.
5. Am Vortag den Raum aufbauen: Tische für Gruppenarbeit, freie Wandfläche, Moderationskarten, Klebepunkte, Flipchart.

Beispielplan für einen Tag von 8:30 bis 15:30 Uhr, Zeiten an eure Dienstzeiten anpassen:

Welche Methoden holen das ganze Team ins Gespräch?

Methoden, bei denen erst jede Person für sich schreibt oder denkt, erleichtern ruhigeren Kolleg:innen den Einstieg ins Gespräch, weil niemand gegen die lauteste Stimme ansprechen muss.

• Kartenabfrage: Jede Person schreibt pro Karte einen Gedanken, die Karten werden an der Wand nach Themen sortiert. Alle schreiben gleichzeitig, das funktioniert auch in großen Teams.
• 1-2-4-alle: Erst allein nachdenken, dann zu zweit austauschen, dann in Vierergruppen, zum Schluss im Plenum.
• Punktabfrage: Jede Person verteilt drei Klebepunkte auf die Themen, die ihr am wichtigsten sind. Die Punkte ergeben die Rangfolge.
• Galerie-Rundgang: Kleingruppen schreiben Ergebnisse auf Plakate, wechseln im Uhrzeigersinn und ergänzen die Plakate der anderen.
• Kollegiale Fallberatung: Eine Person schildert eine Situation aus der Gruppe ohne Kindernamen, sodass keine Familie erkennbar wird. Die anderen stellen Fragen und sammeln Ideen.
• Rollenspiel: Ein Entwicklungsgespräch oder eine Tür-und-Angel-Situation in Dreiergruppen. Zwei spielen, eine Person beobachtet und gibt danach Rückmeldung.

Mische die Gruppen so, dass Krippe und Kindergarten, Berufsanfänger:innen und erfahrene Kräfte zusammenarbeiten. Lade Teilzeitkräfte und Auszubildende ein, wenn Dienstplan und Träger es ermöglichen. Wie neue Kolleg:innen danach gut im Team ankommen, zeigt die Checkliste zur Einarbeitung neuer Fachkräfte.

Was stärkt das Team an einem Teamtag?

Eine Einheit zur Teamentwicklung von etwa 30 bis 45 Minuten passt gut in den Tag, am besten nach der Mittagspause, wenn die Konzentration nachlässt. Plant sie im Zeitplan ein und kürzt dafür einen anderen Block.

• Stärken-Karten: Jede Person schreibt für zwei Kolleg:innen je eine Stärke auf eine Karte. Die Karten werden verteilt, jede Person liest ihre still oder laut vor.
• Gespräch beim Spaziergang: Zu zweit etwa 20 Minuten draußen gehen, mit einer Leitfrage wie „Was hat dich in diesem Jahr in deiner Gruppe gefreut?“.
• Zeitleiste des Kita-Jahres: Auf einer langen Wandzeitung tragen alle Ereignisse ein, etwa Feste, Projekte und Personalwechsel. Danach fragt ihr: Was nehmen wir mit, was lassen wir?
• Hospitation: Vormittags besucht das Team eine andere Kita mit einem Ansatz, der euch interessiert, zum Beispiel ein offenes Konzept. Nachmittags wertet ihr aus. Den Besuch sprecht ihr vorher mit der anderen Einrichtung und dem Träger ab.
• Gemeinsames Mittagessen: Selbst gekocht oder bestellt, ohne Arbeitsthema am Tisch.

Übungen, in denen Persönliches zur Sprache kommt, bleiben freiwillig. Wer nicht erzählen möchte, sagt einen Satz oder hört zu.

Wie informierst du Eltern über die Schließung?

Informiere Eltern schriftlich und so früh wie möglich, am besten mit dem Jahresplan, in dem alle Schließtage stehen.

Wie viele Schließtage zulässig sind und wie früh du sie ankündigen musst, regeln Landesrecht, Träger und Betreuungsvertrag. Kläre das vor dem Aushang mit dem Träger, auch ob die Elternvertretung vorher zu beteiligen ist. Das Gesetz sieht vor, dass Eltern an Entscheidungen in wesentlichen Angelegenheiten der Erziehung, Bildung und Betreuung beteiligt werden (§ 22a Abs. 2 SGB VIII). Wie das geschieht, bestimmen Land und Konzeption.

Diese Angaben gehören in die Elterninfo:

• Datum der Schließung
• Grund in einem Satz, zum Beispiel: Am Freitag, 5. März 2027, bleibt die Kita geschlossen, weil das Team an der Eingewöhnung arbeitet.
• Hinweis, ob eine Notbetreuung angeboten wird, und wer dazu Auskunft gibt
• Ansprechperson für Rückfragen
• Erinnerung etwa eine Woche vorher, per Aushang oder über die Eltern-App der Einrichtung

Wie ein Aushang auf der Pinnwand aufgebaut ist, steht im Ratgeber zum Eltern-Aushang für die Pinnwand.

Wie sicherst du die Ergebnisse und setzt sie im Alltag um?

Halte am Ende jedes Themas fest, wer was bis wann erledigt, und prüfe den Stand nach etwa 4 bis 6 Wochen in der Teamsitzung.

Ein Ergebnisprotokoll enthält die Beschlüsse im Wortlaut, die Aufgaben mit Namen und Datum und den Folgetermin. Fotografiere Plakate und Wände vor dem Abbau und schicke das Protokoll innerhalb weniger Tage an alle, auch an Kolleg:innen, die gefehlt haben. Neue Absprachen tragt ihr in die Konzeption ein. Weitere Schließtage legt ihr am besten bei der Jahresplanung in der Kita nach Monaten fest. Dabei hilft die Checkliste fürs neue Kita-Jahr.

Typische Fehler

Häufige Fragen

Wie viele pädagogische Tage darf eine Kita im Jahr haben?

Das bestimmt das Landesrecht deines Bundeslandes, ergänzt durch Träger und Betreuungsvertrag, und die Zahl unterscheidet sich zwischen den Ländern. Prüfe zuerst den Betreuungsvertrag und die Schließzeiten, die Eltern zum Jahresbeginn bekommen haben. Frage dann beim Träger nach, ob pädagogische Tage auf das Kontingent der Schließtage angerechnet werden. Im Zweifel hilft die Fachberatung des Trägers oder das zuständige Jugendamt.

Wie gelingt der Einstieg in einen pädagogischen Tag?

Mit einer Blitzlicht-Runde, in der jede Person einen Satz sagt, etwa zu einer gelungenen Situation der letzten Woche. Bei zehn Personen dauert das rund 10 Minuten. Danach haben alle schon einmal gesprochen, das senkt die Hürde für die Diskussion. Anschließend stellst du Ziel, Ablauf und Gesprächsregeln des Tages vor und startest die Kartenabfrage.

Braucht ein pädagogischer Tag eine externe Moderation?

Nein, nicht zwingend. Eine externe Moderation lohnt sich, wenn die Leitung selbst inhaltlich mitarbeiten soll oder das Thema Konflikte im Team berührt. Für Konzeptionsarbeit reicht oft eine Person aus dem Team, die den Ablauf vorbereitet und die Zeit im Blick behält. Frage beim Träger oder bei der Fachberatung nach, ob eine Moderation vermittelt wird und ob dafür ein Budget vorgesehen ist.

Was passiert mit Kolleg:innen, die am Teamtag fehlen?

Sie bekommen das Protokoll innerhalb weniger Tage und können bis zu einem festen Termin Rückmeldung geben, zum Beispiel bis zur nächsten Teamsitzung. Beschlüsse, die alle betreffen, werden dort kurz bestätigt. Lege den Termin möglichst so, dass Teilzeitkräfte dabei sein können. Wie sie beteiligt werden, klärst du vorher mit dem Träger.

Zählt der pädagogische Tag als Arbeitszeit?

Ja, ein vom Träger angesetzter pädagogischer Tag ist ein regulärer Arbeitstag für das Team. Wie Teilzeitkräfte Stunden über ihre vertragliche Zeit hinaus ausgleichen, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Dienstvereinbarung. Kläre das vor dem Termin mit dem Träger und trage die Zeiten in den Dienstplan ein, damit niemand am Tag selbst früher gehen muss.