Neues Kita-Jahr planen mit einer Checkliste für Krippe und Kita

Worauf kommt es zum Start ins neue Kita-Jahr in Krippe (U3) und Kita (Ü3) an?

Zum Start ändert sich vieles gleichzeitig: Die Schulanfänger gehen, neue Kinder kommen, Bezugspersonen wechseln, manchmal ziehen Gruppen um. Eine Planung in vier Blöcken hält das übersichtlich: Team und Räume, Kinder und Eltern, Tagesrhythmus mit Wochenplan, Termine des Jahres.

Welche Vorgaben für Dienstplan, Aufsicht, Betreuungsschlüssel oder Einverständniserklärungen gelten, hängt vom Bundesland und vom Träger ab. Frag dazu bei deiner Leitung nach.

Neues Kita-Jahr planen: Checkliste für Team und Räume vor dem ersten Tag

Team

• Gruppenlisten prüfen und festlegen, wer welches neue Kind in der Eingewöhnung begleitet
• Urlaub, Teamtage und Fortbildungen in einen gemeinsamen Kalender eintragen
• Zuständigkeiten verteilen: Wer bestellt Material, wer pflegt den Wochenplan, wer informiert die Eltern?
• Für neue Kolleg:innen, Azubis (PiA) und Praktikant:innen eine feste Ansprechperson benennen; Anregungen zur Anleitung stehen im Ratgeber Praxis-Anleitung in der Erzieherausbildung
• Ein Übergabe-Blatt mit dem Tagesablauf anlegen, damit Vertretungen ohne lange Erklärung einsteigen können

Räume und Material

• Inventur machen: Was ist aufgebraucht, was defekt? Mängel an Möbeln und Spielgeräten meldest du je nach Einrichtung bei Leitung oder Träger; defekte Spielgeräte nutzt ihr bis zur Klärung nicht
• Garderobe und Fächer für die neuen Kinder einrichten, mit Bildzeichen, damit jedes Kind seinen Platz auch ohne Lesen findet
• Raumaufteilung und Funktionsbereiche überdenken; Anregungen gibt der Ratgeber Raumkonzept und Funktionsräume in der Kita
• Grundausstattung bestellen, etwa Papier, Farben, Knete und Klebstoff; saisonales Material später

In der U3-Gruppe bleibt alles draußen, was sich verschlucken lässt, etwa Perlen oder Murmeln. In der Ü3-Gruppe nutzen Kinder Kleinteile nur unter Aufsicht.

Kinder und Eltern: Eingewöhnung, Elternabend und Unterlagen vorbereiten

Die Eingewöhnung bestimmt, wie die ersten Wochen laufen. Viele Einrichtungen arbeiten nach dem Berliner oder dem Münchner Modell; welches Konzept bei euch gilt, steht in der Konzeption. Plane die Starts gestaffelt, sodass nicht alle neuen Kinder am selben Tag kommen und jede Bezugsperson nur so viele Eingewöhnungen gleichzeitig begleitet, wie der Alltag hergibt.

• Das Eingewöhnungsgespräch vor dem ersten Tag führen: Schlaf- und Essgewohnheiten, Trostrituale, wer das Kind abholt
• Allergien und Unverträglichkeiten vor dem ersten Essen mit den Eltern klären
• Kontakt- und Abholdaten aktualisieren; welche Einverständniserklärungen nötig sind, etwa für Fotos, richtet sich nach Bundesland und Träger
• Elternabend terminieren und eine kurze Elterninfo vorbereiten
• Portfolio-Ordner und Beobachtungsbögen für die neuen Kinder bereitlegen, Entwicklungsgespräche in den Jahreskalender eintragen

Für Elternbriefe und Gesprächsvorbereitung bietet die KitaPrep App den Bereich Elternarbeit mit 12 Leitfäden, Vorlagen und Gesprächshilfen. Handlungskarten unter „Was tun, wenn …?“ gibt es auch für die Eingewöhnung. Der Schnell-Generator für Beobachtung & Portfolio formuliert aus deinen eigenen Stichpunkten Texte wie ein Eingewöhnungs-Update oder eine Elterninfo. Die Schnell-Generatoren arbeiten lokal auf dem Gerät, ohne Cloud, ohne Kindernamen.

Wochenplan, Materialliste und Eltern-Aushang zusammen vorbereiten

In den ersten Wochen darf der Plan schlicht sein. Feste Ankerpunkte wie Ankommen, Morgenkreis, Essen und Ruhephase geben neuen Kindern Orientierung, dazwischen bleibt Platz für Freispiel und wenige Angebote.

Den Wochenplan führen viele auf Papier oder in einer Tabelle. Das klappt, solange eine Person ihn pflegt. In der KitaPrep App für iOS und Android gibt es 7 Wochenplan-Vorlagen: Ausgewogene Woche, U3 ruhige Woche, Vorschule, Regenwoche, Sprachwoche, Bewegungswoche und Personalmangel stabil. Für die ersten Tage mit neuen Krippenkindern kannst du mit U3 ruhige Woche starten und sie anpassen. Die Automatik füllt jeden Tag mit 3 bis 5 Bausteinen aus den über 600 Ideen; Bausteine löschst, verschiebst und duplizierst du, ganze Tage kopierst du.

Aus dem Wochenplan entsteht eine automatische Materialliste für die ganze Woche, in der gleiche Materialien zusammengefasst sind. Dazu kommen eine Vorbereitungsliste, eine Eltern-Mitbringliste und ein Elterninfo-Text. Den Wochenplan-Aushang druckst du über die Druckzentrale, dort liegt auch eine leere Vorlage für Elternbrief oder Aushang.

Wie du Angebote auswählst und verteilst, erklärt der Ratgeber zur Angebotsplanung in der Kita, Muster für den Wochenplan zeigt der Ratgeber Wochenplan Kita: Vorlage und Muster. Zu den Ideen mit Alter, Dauer und Material führt die Seite Angebotsplanung Kita.

Welche Termine und Feste gehören in den Jahreskalender?

Trag zu Beginn einmal alles ein, was schon feststeht. Je nach Einrichtung gehören dazu:

• Schließ- und Ferienzeiten laut Träger
• Teamtage, Konzeptionstage und Fortbildungen
• Elternabend und die Wahl der Elternvertretung, wo eure Einrichtung eine vorsieht (Regeln je nach Bundesland)
• Entwicklungsgespräche, über das Jahr verteilt
• Kooperationstermine mit der Grundschule für die Schulanfänger, nach den Vorgaben des Landes
• Feste wie Erntedank, St. Martin, Nikolaus, Advent, Fasching, Ostern und Sommerfest

Feste planst du rückwärts vom Termin aus: Bis wann stehen Einladung, Material, Lieder und Absprachen mit den Eltern? Wo gebacken oder gegessen wird, klärst du Allergien vorher mit den Eltern. Welche Feste ihr feiert und wie, hängt vom Träger und von den Familien in der Gruppe ab.

Auch Projekte brauchen Vorlauf. Ein Thema wie Berufe und Feuerwehr lässt sich über mehrere Wochen anlegen; ein Beispiel dafür steht im Ratgeber Berufe und Feuerwehr Projekt im Kindergarten.

Typische Fehler beim Planen und Tipps für die ersten Wochen

Diese Stolpersteine kennen viele Teams:

• Der Plan ist zu voll. In den ersten Wochen finden sich Gruppen und Kinder erst zurecht. Plane weniger Angebote, dafür mehr Freispiel und Rituale.
• Alle Eingewöhnungen beginnen am selben Tag. Staffele die Starts, damit jedes neue Kind eine Bezugsperson mit Zeit für es hat.
• Nur eine Person kennt den Plan. Fällt sie aus, fehlt die Übergabe. Ein Blatt mit Tagesablauf und Zuständigkeiten, das alle kennen, hilft schon viel. Für Tage mit Personalausfall lohnt ein vorbereiteter Minimalplan; mehr dazu im Ratgeber Personalmangel in der Kita: Notfallplan.
• Material wird nach Gefühl bestellt. Gleiche vorher Wochenplan und Materialliste ab, dann fehlt am Mittwoch seltener etwas.
• Die Elterninfo kommt zu spät oder ist zu lang. Ein Aushang mit dem Ablauf der ersten Woche, einer Mitbringliste und der Ansprechperson reicht meist.
• Der Jahreskalender liegt in der Schublade. Eine kurze Teamrunde einmal im Monat hält ihn aktuell.

Unverbindlich reinschauen: Morgenkreis, Bewegungsidee und Mitmachgeschichte

Drei Beispiele sind unter app.kitaprep.de/einblicke/ ohne Login und ohne Abo komplett freigeschaltet: der Morgenkreis „Der Herbst kommt“, die Bewegungsidee „Wetterbewegungen“ und die Mitmach-Geschichte „Der Tanz der bunten Herbstblätter“. Damit siehst du vor einer Buchung, wie die Inhalte aufgebaut sind und ob sie zu deinem Alltag passen. Mehr zu den 10 fertigen 30-Minuten-Morgenkreisen steht bei den Morgenkreis-Ideen.

Das Einzel-Abo buchst du auf kitaprep.de, danach bekommst du einen Startcode für die KitaPrep App. Jährlich mit monatlicher Zahlung kostet es 5,90 € im Monat bei 12 Monaten Laufzeit, jährlich in einer Zahlung 59,90 €; beide starten mit 7 Tagen kostenlosem Test. Der Monatstarif kostet 7,90 € und hat keine Testphase. Direkt in der iOS-App liegen die Preise bei 8,99 € im Monat bzw. 89,99 € im Jahr. Die Preise auf kitaprep.de verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer und stehen unter Preise.

Als Team könnt ihr die Kita-Lizenz mit unbegrenzten Team-Zugängen nutzen: 199,90 € im Jahr mit 7 Tagen Test und Kauf auf Rechnung, oder 19,90 € im Monat ohne Testphase.

Häufige Fragen

Gibt es die Checkliste fürs neue Kita-Jahr als PDF?

Kopiere die Listen aus diesem Artikel in ein eigenes Dokument oder in deine Notiz-App und ergänze die Termine deiner Einrichtung. So entsteht eine Fassung zum Ausdrucken, die zu deinem Träger passt. Wochenplan-Aushang, Materialliste und eine leere Vorlage für Elternbrief oder Aushang druckst du über die Druckzentrale der KitaPrep App.

Wann sollte ich mit der Planung des neuen Kita-Jahres beginnen?

Fang an, sobald Gruppenlisten und Besetzung grob stehen, oft im Frühjahr. Teamkalender, Zuständigkeiten und Materialbestellung erledigst du vor der Ferien- oder Schließzeit. Elterninfo und Eingewöhnungsgespräche legst du so, dass die Eltern sie rechtzeitig vor dem ersten Tag bekommen. Wie viel Vorlauf du hast, hängt vom Träger und vom Aufnahmeverfahren ab.

Wie plane ich die ersten Wochen, wenn das Team noch nicht vollständig ist?

Geh von der kleinsten Besetzung aus, die realistisch ist, und staffele die Eingewöhnungen entsprechend. Die KitaPrep App hat dafür die Wochenvorlage „Personalmangel stabil“ und den Personalmangel-Modus, der einen sicheren Minimalplan für den Tag mit wenig Material erstellt. Ein Übergabe-Blatt erleichtert Vertretungen den Einstieg.

Ersetzt die KitaPrep App die Eltern-App meiner Einrichtung?

Nein. Eltern- und Verwaltungs-Apps wie Kikom, CARE oder Famly dienen der Elternkommunikation, Anwesenheitslisten und Verwaltung. Die KitaPrep App ist das pädagogische Planungs- und Praxis-Werkzeug für Erzieher:innen und lässt sich ergänzend zu jeder Einrichtungs-App nutzen.