Wochenplan bei Personalmangel im Kindergarten für 3- bis 6-Jährige

Worauf kommt es im Wochenplan für Ü3 bei knapper Besetzung an?

Plane die Woche für die kleinste Besetzung, die vorkommen kann. Kommt jemand dazu, ergänzt ihr ein zweites Angebot; fehlt jemand, trägt der Plan trotzdem. Die meisten Kinder von 3 bis 6 Jahren mögen Wiederholung. Ein gleichbleibender Rhythmus gibt ihnen Orientierung und erspart dem Team Absprachen.

Trenne Pflicht und Kür. Zur Pflicht gehören Ankommen, Mahlzeiten, Pflege, Ruhezeit und Abholung, jeweils mit festen Zeiten und einer zuständigen Person. Angebote und Projekte sind die Kür und fallen bei Ausfällen als Erstes weg, ohne dass der Tag auseinanderfällt.

Wie baust du den Wochenplan bei Personalmangel im Kindergarten Schritt für Schritt?

1. Lege den Dienstplan der Woche neben den Wochenplan: Wer ist wann da, wer hat wann Pause, wo fehlt jemand im Früh- oder Spätdienst?
2. Trage die festen Anker ein, also Ankommen, Mahlzeiten, Ruhezeit und Abholung, jeweils mit einer zuständigen Person.
3. Wähle für jeden Tag ein Hauptangebot und wechsle die Bildungsbereiche über die Woche, etwa Sprache am Montag und Bewegung am Dienstag. Das Material soll schon im Haus sein. Welche Bildungsbereiche euer Land vorsieht, steht im Bildungsplan; eine Übersicht aller Länder hat der Deutsche Bildungsserver.
4. Notiere für jeden Tag einen Plan B: ein Angebot, das kaum Aufbau braucht und mit der kleinsten Besetzung läuft, etwa ein Bewegungsspiel ohne Geräte oder eine Geschichte zum Mitmachen.
5. Stelle das Material für die ganze Woche in einem Durchgang zusammen, einschließlich des Materials für Plan B. Eine Kiste im Gruppenraum hält alles griffbereit.
6. Hänge den Wochenplan aus und bespreche ihn im Team, bevor die Woche beginnt.

Den Grundaufbau eines Wochenplans zeigt der Ratgeber Wochenplan Kita: Vorlage und Muster. Bei der Auswahl der Angebote hilft die Angebotsplanung in der Kita.

Welche Ideen tragen eine Woche mit wenig Personal?

Gut laufen Angebote, bei denen die ganze Gruppe an einem Ort bleibt und das Material schon im Gruppenraum liegt. So kann eine Woche für Kinder von 3 bis 6 Jahren aussehen:

• Am Montag steht Sprache im Mittelpunkt: Ihr schaut im Sitzkreis ein Bilderbuch an, und die Kinder raten, wie es auf der nächsten Seite weitergeht. Zum Ankommen passen Fingerspiele und Reime.
• Am Dienstag geht es um Bewegung, etwa mit Stopptanz ohne Ausscheiden (siehe unten), damit niemand am Rand wartet.
• Am Mittwoch macht ihr Musik: bekannte Lieder mit Klatschen und Stampfen, dazu Klangrätsel mit Dingen aus dem Raum, etwa zerknülltes Papier oder zwei Holzlöffel.
• Am Donnerstag wird gestaltet: Alle sitzen an einem Tisch und malen oder kleben mit Papier, Kartonresten und Wachsmalern. Weitere Ideen stehen im Ratgeber Kreatives Gestalten mit Alltagsmaterial.
• Am Freitag geht es ums soziale Lernen: eine Gesprächsrunde über Gefühle mit Bildkarten oder einer Handpuppe. Mehr dazu im Ratgeber Gefühle und Sozialverhalten begleiten.

Fällt an einem Tag noch jemand aus, reicht als Plan B das feste Ritual aus dem Morgenkreis und danach Freispiel. Anregungen für solche Rituale findest du bei den Morgenkreis-Ritualen. Kinderscheren gibt es nur am Tisch unter Aufsicht.

Wie bleiben Bewegung und Aufsicht mit weniger Personal machbar?

Bewegung braucht Aufsicht, und die ist bei knapper Besetzung der Engpass. Wähle Spiele ohne Geräteaufbau, bei denen du alle Kinder im Blick behältst. Draußen klappt das nur, wenn das Gelände überschaubar ist und ihr die Kinder vor und nach dem Rausgehen zählt. Sonst bleibt ihr drinnen.

Als Beispiel taugt Stopptanz ohne Ausscheiden. Ziel ist, dass alle gemeinsam einfrieren. Du startest die Musik, die Kinder tanzen frei durch den Raum. Sobald die Musik stoppt, bleibt jedes Kind wie eine Statue stehen. Wer noch wackelt, bleibt im Spiel und versucht es in der nächsten Runde wieder, Punkte gibt es keine. Dann startest du die Musik erneut. Niemand scheidet aus, denn wer am Rand wartet, braucht Aufsicht, die du bei knapper Besetzung nicht übrig hast. Eine Runde endet, wenn alle stehen, das Spiel endet, wenn du die Musik ausschaltest. Als Variante gibst du die Bewegungsart vor, etwa schleichen oder wie ein Tier gehen.

Räume vorher Stolperfallen weg und sorge für Abstand zwischen den Kindern. Achte auf rutschfesten Untergrund: In normalen Socken rutschen Kinder auf glattem Boden leicht weg, barfuß oder mit Stoppersocken stehen sie sicherer. Wie viele Kinder gleichzeitig tanzen können, hängt von der Fläche ab. Nach dem Toben eignet sich eine Geschichte zum Mitmachen als ruhiger Übergang. Weitere Spiele findest du bei den Bewegungsangeboten für die Kita; in der KitaPrep App sind 61 Aktivitäten dem Bereich Bewegung zugeordnet.

Welche Fehler bringen den Notfallplan ins Wanken?

• Der Plan rechnet mit voller Besetzung und wird erst am Morgen des Ausfalls umgebaut, unter Zeitdruck.
• Es gibt zu viele Programmpunkte. Jedes Angebot braucht Aufsicht, Material und Aufräumzeit. Ein Tag mit weniger Punkten lässt mehr Raum für Freispiel.
• Das Material wird erst am Morgen gesucht. Besser liegt die Wochenkiste ab Montag im Raum.
• Zuständigkeiten stecken nur im Kopf der Leitung. Einen ausgehängten Plan versteht auch eine Vertretung.
• Die Unterbesetzung wird nicht weitergegeben. Ist die Aufsicht über Tage nicht mehr gesichert, muss der Träger nach § 47 SGB VIII Ereignisse, die das Wohl der Kinder beeinträchtigen können, der Aufsichtsbehörde melden. Gebt Ausfälle deshalb früh an die Leitung weiter.
• Eine Vertretung kennt die Allergien der Kinder nicht. Legt vorab eine Liste bereit, bevor das erste Frühstück verteilt wird; die Allergien selbst klärt ihr vorher mit den Eltern.
• Große Projekte landen in dünnen Wochen. Ein Vorhaben wie das Berufe- und Feuerwehr-Projekt braucht Absprachen und Begleitung und liegt besser in einer Woche mit voller Besetzung.
• Wiederkehrende Engpässe wie Ferien- oder Fortbildungszeiten lassen sich vorhersehen. Markiert sie schon bei der Jahresplanung, die Checkliste für das neue Kita-Jahr hilft dabei.

Dauert der Engpass länger, lohnt der Blick in den Ratgeber Personalmangel in der Kita: Notfallplan. Für zusammengelegte Gruppen am Nachmittag gibt es Ideen im Ratgeber Gruppenzusammenlegung am Nachmittag.

Wie entlastet dich die KitaPrep App in der Verfügungszeit?

Die KitaPrep App für iOS und Android enthält über 600 Ideen in 10 Bildungsbereichen für Krippe (U3) und Kita (Ü3). Jedes Angebot nennt Alter, Dauer und Material, sodass du beim Planen siehst, ob das Material da ist und die Dauer zum Tag passt.

Die Wochenplan-Automatik füllt jeden Tag mit 3 bis 5 Bausteinen aus diesem Katalog. Dafür stehen 7 Wochenplan-Vorlagen bereit, darunter „Personalmangel stabil“ und „Regenwoche“. Bei dünner Besetzung löschst, verschiebst oder duplizierst du Bausteine und kopierst ganze Tage. Die automatische Materialliste fasst gleiche Materialien für die ganze Woche zusammen, den Wochenplan-Aushang druckst du über die Druckzentrale. Die Vorlagen im Überblick findest du bei den Wochenplan-Vorlagen.

Für den Morgenkreis liegen 10 komplett durchgeplante 30-Minuten-Morgenkreise bereit, für knappe Tage zusätzlich kurze Morgenkreise mit 8 bis 20 Minuten. Mehr dazu auf der Seite Morgenkreise für die Kita.

Die Dokumentation bleibt bei knapper Zeit oft liegen. Der Schnell-Generator für Beobachtung und Portfolio formuliert aus deinen eigenen Stichpunkten. Die Texte entstehen lokal auf dem Gerät, ohne Cloud, und Kindernamen und Geburtsdaten sind dafür nicht nötig.

Wie planst du gemeinsam für Krippe und Kindergarten?

Bei Personalmangel werden Gruppen oft zusammengelegt, zum Beispiel in den Randzeiten. Dann sind Kinder unter 3 Jahren (U3) und Kinder von 3 bis 6 Jahren (Ü3) im selben Raum. Richte das Angebot am jüngsten Kind aus und gib den älteren Kindern eine Zusatzrolle, etwa die nächste Bewegung auszuwählen. Sind Kinder unter 3 Jahren dabei, bleiben Kleinteile wie Perlen oder Knöpfe weg, bei Kindern ab 3 Jahren gibt es sie nur unter Aufsicht.

In der KitaPrep App sind die Angebote nach Altersstufen geordnet, darunter Krippe (U3) mit 0–3 Jahren und Kita (Ü3) mit 3–6 Jahren. Die 10 großen Morgenkreise bringen eigene Hinweise für U3 und Ü3 mit. Wie ein Morgenkreis, eine Bewegungsidee und eine Geschichte zum Mitmachen aufgebaut sind, zeigen die drei kostenlosen Beispiele ohne Login und ohne Abo.

Mit der Kita-Lizenz bekommt ihr unbegrenzte Team-Zugänge für die gesamte Kita. Sie kostet 199,90 € im Jahr und lässt sich 7 Tage kostenlos testen. Das Einzel-Abo kostet 5,90 € im Monat bei 12 Monaten Laufzeit, ebenfalls mit 7 Tagen Test. Gebucht wird auf kitaprep.de, danach kommt der Startcode für die App. Hinweise an Eltern laufen weiter über eure Eltern-App, denn die KitaPrep App ergänzt Eltern-Apps wie Kikom, CARE oder Famly.

Häufige Fragen

Wie viele Kinder darf eine Fachkraft bei Personalmangel allein betreuen?

Eine Fachkraft darf so viele Kinder allein betreuen, wie die Betriebserlaubnis eurer Kita und die Mindestpersonalvorgaben eures Bundeslands für Unterbesetzung zulassen. Maßgeblich sind die Gruppengröße, das Alter der Kinder, die Räume und die Regeln des Trägers. Fragt bei Leitung oder Träger nach diesen Vorgaben, haltet sie im Team schriftlich fest und baut den Wochenplan so, dass jeder Tag mit der kleinsten zulässigen Besetzung läuft.

Wie reagiere ich, wenn morgens kurzfristig noch jemand ausfällt?

Nimm den Plan B für den Tag und streiche alle Angebote, die Aufbau oder eine zweite Aufsicht brauchen. Klärt kurz im Team, wer welchen festen Anker des Tages übernimmt, und informiert die Leitung. Ob Gruppen zusammengelegt werden, entscheidet ihr je nach Träger gemeinsam mit der Leitung.

Eignet sich die KitaPrep App auch für Azubis und Springkräfte?

Ja, Azubis (PiA) können die Ideen als Anregung für ihre Angebotsplanung nutzen. Springkräfte und Vertretungen bekommen über den Vertretungs-Modus ein Übergabe-Blatt mit dem Tagesablauf zum Ausdrucken. Wie Azubis auf die Besetzung angerechnet werden, hängt von Bundesland und Träger ab.

Kann unsere Kita die Kita-Lizenz auf Rechnung kaufen?

Ja, die Kita-Lizenz Jährlich für 199,90 € im Jahr gibt es auf Rechnung. Ihr testet 7 Tage kostenlos, danach kommt die Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel. Die monatliche Kita-Lizenz für 19,90 € bezahlt ihr per PayPal oder Kreditkarte. In beiden Varianten bekommt ihr unbegrenzte Team-Zugänge.

Wie informieren wir die Eltern über eine Woche mit wenig Personal?

Informiert die Eltern früh und knapp über eure Eltern-App oder einen Aushang: welche Tage betroffen sind, was entfällt und ob sich Betreuungszeiten ändern. Nennt auch, was bleibt, etwa Morgenkreis und Mahlzeiten. Nach § 22a SGB VIII sollen Eltern an wesentlichen Angelegenheiten beteiligt werden. Wie das bei euch läuft, legt die Leitung mit dem Träger fest.

Wann muss eine Unterbesetzung gemeldet werden?

Gemeldet wird in der Regel, sobald die Aufsicht nicht mehr gesichert ist oder die Mindestbesetzung aus der Betriebserlaubnis unterschritten wird. Dann meldet der Träger das nach § 47 SGB VIII der Aufsichtsbehörde, meist dem Landesjugendamt. Ab wann genau und auf welchem Weg, regeln Land und Träger. Fachkräfte melden Ausfälle deshalb sofort der Leitung.