Teamsitzung in der Kita planen, leiten und protokollieren

Wozu dient die Teamsitzung, und welche Formen gibt es?

Die Teamsitzung, in vielen Einrichtungen auch Dienstbesprechung oder Teambesprechung genannt, ist die feste Runde, in der ihr pädagogische Linie, Organisation und Zusammenarbeit abstimmt. Sie macht auch Qualitätsarbeit sichtbar: Nach § 22a Abs. 1 SGB VIII sollen die Träger der öffentlichen Jugendhilfe die Qualität der Förderung in ihren Einrichtungen sicherstellen und weiterentwickeln. Dazu gehören eine pädagogische Konzeption und Verfahren zur Evaluation der Arbeit. Wie das bei euch umgesetzt wird, regeln Landesrecht, Konzeption und Trägervorgaben.

Je nach Größe der Einrichtung laufen mehrere Formen nebeneinander:

• Gesamtteam: alle pädagogischen Fachkräfte, für Konzeption, Jahresplanung und Organisation.
• Gruppen- oder Kleinteam: die Fachkräfte einer Gruppe, für Wochenplanung, Beobachtungen und Absprachen im Alltag.
• Leitungsrunde: Leitung und Stellvertretung, die die Gesamtrunde vorbereiten.
• Konzeptionstag oder Teamtag: ein ganzer Tag für Konzeption und Jahresplanung, oft an einem Schließtag; wie viele es gibt, legen Träger und Land fest.

Eine Sitzung lohnt sich, wenn danach etwas anders läuft, weil ihr etwa ein Thema entschieden oder ein Problem gelöst habt. Reine Mitteilungen gehören an den Aushang. Den Wochenplan, der aus euren Beschlüssen folgt, plant ihr in der KitaPrep App für iOS und Android, die ihr 7 Tage kostenlos testen könnt.

Welche Themen gehören auf die Tagesordnung?

Sortiert die Themen in Blöcke, bevor ihr die Tagesordnung schreibt. So seht ihr, was in die große Runde gehört und was Leitungsrunde oder Gruppenteam allein klären.

Zwei Themen verlangen besondere Sorgfalt. Muss ein Kind nach einem Unfall ärztlich behandelt werden, ist der Unfall binnen drei Tagen beim Unfallversicherungsträger anzuzeigen (§ 193 SGB VII). Wartet damit nicht auf die Sitzung. Dort wertet ihr später aus, was sich im Alltag ändern lässt. Bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung schätzen die Fachkräfte das Risiko ein und ziehen eine insoweit erfahrene Fachkraft hinzu (§ 8a Abs. 4 SGB VIII). Den Ablauf legen Jugendamt und Träger fest; besprecht solche Einzelfälle in diesem Verfahren und im kleinen Kreis.

Ein Themenspeicher spart Diskussionen: ein Blatt im Teamraum, auf das alle bis drei Tage vor der Sitzung ihre Punkte schreiben. Die Moderation sortiert und streicht, was sich per Aushang klären lässt.

Wie läuft die Sitzung ab, und wer übernimmt welche Rolle?

Drei Rollen halten eine Sitzung zusammen. Verteilt sie auf verschiedene Personen:

• Moderation: führt durch die Tagesordnung, erteilt das Wort, fasst Ergebnisse zusammen.
• Zeitwächter:in: achtet auf das Zeitbudget je Punkt und sagt rechtzeitig Bescheid.
• Protokoll: schreibt mit. Wer moderiert, kann das nebenbei kaum leisten.

Die Rollen wechseln reihum. Dann moderiert nicht immer die Leitung, und alle üben beide Aufgaben. Azubis (PiA) können das Protokoll im Tandem mit einer erfahrenen Fachkraft übernehmen; wie sich das in die Praxisanleitung in der Erzieherausbildung einfügt, steht im eigenen Ratgeber.

Die Einladung mit Tagesordnung geht etwa zwei bis drei Tage vorher raus, bei Entscheidungspunkten mit den nötigen Unterlagen. Als Richtwert trägt eine Stunde etwa vier bis fünf inhaltliche Punkte. Sind es mehr, streicht oder verschiebt ihr.

1. Ankommen: kurzer Einstieg, etwa eine Blitzrunde, in der jede Person in einem Satz sagt, wie die Woche bisher läuft (weitere Ideen im Ratgeber Lustiger Einstieg in die Teamsitzung). Danach Rollen klären.
2. Rückblick: Beschlüsse der letzten Sitzung durchgehen, erledigt oder offen.
3. Entscheidungspunkte, solange alle aufmerksam sind.
4. Austausch zu pädagogischen Themen.
5. Informationen und Organisatorisches, kurz gehalten.
6. Abschluss: Beschlüsse vorlesen, nächsten Termin und nächste Moderation festlegen.

Das Ende steht vorher fest. Wer überziehen möchte, fragt die Runde.

Was gehört ins Protokoll? Eine Vorlage zum Übernehmen

Ein Ergebnisprotokoll hält fest, was entschieden wurde und wer bis wann etwas erledigt. Wer was gesagt hat, steht nicht drin. Als Kopfzeile genügen Datum, Beginn und Ende, Ort, Anwesende und Entschuldigte sowie Moderation und Protokoll. Darunter steht eine Tabelle, die ihr in ein Dokument kopiert oder ausdruckt:

Drei Gewohnheiten halten das Protokoll nützlich. Schreibt schon in der Sitzung in die Vorlage; Erinnerungsprotokolle vom Abend sind lückenhaft. Verschickt es etwa innerhalb von zwei Tagen und legt es an einen festen Ort, den auch Teilzeitkräfte erreichen. Lasst Details zu einzelnen Kindern aus dem Teamprotokoll heraus; wie sie dokumentiert werden, regelt euer Träger.

Für Gespräche mit einzelnen Eltern gibt es eine eigene Vorlage im Ratgeber Protokoll zum Entwicklungsgespräch.

Wie bleibt die Sitzung bei Personalmangel kurz und wirksam?

Bei Ausfällen kippt die lange Sitzung als Erstes. Ersetzt sie dann durch ein Kurzformat von etwa 15 Minuten, im Stehen, zu einer Zeit, in der die Kinder ohne Lücke beaufsichtigt sind. Aufsicht und Betreuungsschlüssel gehen vor und unterscheiden sich je nach Land und Träger. Das Kurzformat klärt vier Fragen:

1. Wer fehlt diese Woche, und wer springt in welcher Gruppe ein?
2. Was fällt aus oder wird vereinfacht, etwa ein Ausflug oder ein aufwendiges Angebot?
3. Welche Beschlüsse sind fällig, welche können bis zur nächsten vollen Sitzung warten?
4. Was müssen wir dem Träger melden?

Das Ergebnis passt auf einen Zettel am Aushang. Für den Tag selbst helfen zwei Werkzeuge der KitaPrep App für iOS und Android: Der Personalmangel-Modus erstellt einen sicheren Minimalplan mit wenig Material („Stabil statt perfekt“). Der Vertretungs-Modus liefert ein Übergabe-Blatt mit dem Tagesablauf zum Ausdrucken für Springkräfte und Vertretungen. Weitere Schritte für Tage mit Ausfällen stehen im Notfallplan bei Personalmangel.

Wie kommen die Beschlüsse im Gruppenalltag an?

Ein Beschluss wirkt, wenn jemand ihn umsetzt und alle ihn kennen. Dafür braucht es eine verantwortliche Person und ein Datum je Beschluss, eine Beschlussliste im Teamraum und den Rückblick zu Beginn der nächsten Sitzung. Beschlüsse mit Folgen für den Tag, etwa ein neuer Ablauf der Bringzeit oder eine Projektwoche, gehören in den Wochenplan. Hilfen dazu bieten die Wochenplan-Vorlage und die Checkliste fürs neue Kita-Jahr. Wiederkehrende Feste wie St. Martin oder Fasching plant ihr mit dem Jahreskreis-Radar der KitaPrep App rechtzeitig.

Häufige Fragen

Wie oft sollte die Teamsitzung stattfinden und wie lange dauern?

Als Richtwert haben sich Runden alle ein bis zwei Wochen von etwa 60 bis 90 Minuten bewährt. Die Grenze setzen Dienstplan, Teamgröße und Trägervorgaben. Sieht sich das Gesamtteam selten vollständig, reicht eine kurze wöchentliche Absprache im Gruppenteam plus eine große Runde alle zwei bis vier Wochen. Wichtiger als der Rhythmus sind ein festes Ende und der Rückblick auf die letzten Beschlüsse.

Was tun, wenn die Sitzung ständig überzieht oder Einzelne die Runde dominieren?

Legt ein festes Ende und ein Zeitbudget je Punkt fest und gebt der Zeitwächter:in das Recht, einen Punkt zu beenden. Für gerechte Redeanteile hilft eine Redeliste: Wer sich meldet, wird notiert und kommt der Reihe nach dran. Themen, die den Rahmen sprengen, wandern auf einen Parkplatz-Zettel und bekommen einen eigenen Termin mit den Beteiligten.

Müssen Teilzeitkräfte an der Teamsitzung teilnehmen?

In der Regel ja, denn die Sitzung gehört zur dienstlichen Zusammenarbeit im Team. Wie Teilnahme, Zeitausgleich und Termine für Teilzeitkräfte geregelt sind, steht in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Trägervorgaben. Legt Termine möglichst so, dass alle kommen können, und schickt das Protokoll an alle. Bei Unklarheit fragt ihr Leitung, Träger oder die Personalvertretung (Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung). Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Gehören Konflikte im Team auf die Tagesordnung?

Sachkonflikte ja, persönliche Konflikte zunächst nein. Streit um Abläufe, etwa die Verteilung der Randdienste, löst die Runde mit einer Entscheidung und einem Protokolleintrag. Spannungen zwischen einzelnen Personen klärt ihr zuerst im Zweiergespräch, bei Bedarf mit Leitung oder externer Begleitung wie Supervision. In die Runde kommt dann nur, was das ganze Team betrifft.

Zählt die Teamsitzung zur Arbeitszeit?

Ja, eine dienstlich angesetzte Teamsitzung ist Arbeitszeit. Sie gehört zur mittelbaren pädagogischen Arbeit, die viele Träger als Verfügungs- oder Vorbereitungszeit einplanen. Wie viele Stunden dafür vorgesehen sind und wie eine Sitzung außerhalb der eigenen Dienstzeit ausgeglichen wird, regeln Landesrecht, Tarifvertrag und Trägervorgaben. Bei Unklarheit fragt ihr Leitung oder Personalvertretung.

Wer betreut die Kinder während der Teamsitzung?

Meist muss niemand betreuen, weil die große Teamsitzung außerhalb der Öffnungszeit liegt, etwa nach Schließung am Nachmittag oder an einem Konzeptionstag. Liegt sie in der Öffnungszeit, muss die Aufsicht lückenlos gesichert sein: Ein Teil des Teams betreut, der Rest tagt, und das Protokoll informiert später alle. Wie viele Fachkräfte dafür nötig sind, richtet sich nach Betreuungsschlüssel, Land und Träger.